王雨平

公证质量是公证工作的生命线，直接关系到公证业的形象和声誉，关系到公证的社会公信力，关系到公证行业的社会地位和作用。只有提高公证质量，公证工作才能体现其本来的属性，得到社会的认可，公证事业也才能繁荣发展。因此，公证质量控制是公证管理工作的重要内容，是公证事业健康发展的基本保证。但在目前公证质量控制中还存在一些问题，因而探讨进一步加强公证质量控制的对策，对于确保公证质量，增强公证公信力，促进公证事业的发展，具有十分重要的意义。

一、目前公证质量控制中存在的问题

（一）公证质量控制标准不明确。公证质量控制标准，是衡量公证活动优劣，实施质量管理与控制、检验公证活动效果的重要依据和规范，是公证管理体系的重要组成部分。但现行的公证管理体系建设明显地偏重于公证程序、办证规则和公证职业道德规范的建设，而忽视了公证质量控制标准的建设，结果是公证质量标准不明确，公证质量控制无章可循，各地公证质量状况参差不齐。

（二）公证质量控制手段不到位。主要表现在：一是质量控制制度建设比较薄弱，即使已经建立的某些制度也形同虚设；二是公证质量控制偏重于事后监督检查而忽视过程控制和事前预防；三是公证责任追究不到位。有的责任追究形式化，没有切实得到落实。有的责任主体不明确，责任划分不清楚，使责任追究无法实施；四是公证机构查验文件、证件等技术手段不足。公证人员每天都要面对繁杂多样的各种证件，可能其中假证亦混杂在内，但缺少先进鉴别设备的帮助，仅仅依靠公证员的经验和肉眼观察来辨别真假，极易发生质量事故。

（三）公证质量控制能力有待提高。一是公证员职业化进程缓慢。由于现有体制的原因，公证队伍的法律素质普遍不高，知识结构陈旧，公证从业人员多数只注重公证业务知识的学习，但对现代管理知识、科技知识，综合分析能力的把握还有较大差距，复合型人才少。二是公证质量监控体系不完备。公证质量的监控体系既有操作性的监控规程和工作流程，又有整体的运作程序；既有公证机构、公证员间自我控制的制度设计，又有外部主体(包括行政管理机构、行业自律组织、社会公众和舆论)的管理或监督安排。但在这个监控体系还存在一些缺陷。

二、加强公证质量控制的对策

（一）提高公证员素质，奠定公证质量控制的基础。一是引进优秀的法律专业人才。采取各种优惠政策吸引高素质的人才加入公证队伍，尤其是要重视从律师和通过国家司法考试的人员中招募潜在的职业精英，实行公证员、公证员助理双轨制人才招录方式，合理应用资格准入与能力试用相结合的人才考评机制，优化公证队伍结构，为提供高质量的公证服务奠定人力资源基础。二是要通过继续教育和执业前教育，进一步提升公证人员的学历层次和法律素质，并开展广泛的业务培训和研讨，多方面、多层次、多角度地交流，提高公证人员的理论素养、法律专业知识和公证岗位技能，优化公证队伍的知识结构，为实施有效的公证质量控制提供智力支持。

（二）制定公证质量控制标准，为质量控制评价提供依据。

1、制定公证审查的质量标准。公证审查的质量标准应当包括两个方面：一是对公证事项审查的质量标准。公证员对公证事项的审查应当达到能够确定当事人的人数、身份、主体资格及相应权利；能够确定当事人的意思表示真实；能够确定当事人提供的证明材料已达到办理公证所需的真实与充分程度；对有法律意义的文书的公证，能够确定待证文书的内容完备、含义清晰、签名及印鉴真实、齐全；对有法律意义的事实的公证，能够确定待证事实与客观情况相符；对民事法律行为的公证，能够确定当事人具有相应的行为能力，当事人的意思表示真实，待证的民事法律行为合法、不违背社会公德。二是对证明材料审查的质量标准。公证员对证明材料的审查，应当达到能够认定证明材料的法律上的真实性；能够认定证明材料的合法性；能够认定证明材料与待证事项之间的关联性。

2、制定公证程序的质量标准。公证程序是公证机构和公证从业人员在公证活动中时间上和空间上所要遵循的步骤和方式。其标准包括但不限于:（1）公证事项的申请、受理、审查、审批、出证等程序上的要求；（2）出具公证书所依据的证据材料标准；（3）公证员亲自办理公证事务的内容；（4）适用特别程序的公证事项，应采用特别办证程序的要求。此外，根据不同类型的公证事项和要求，对不同的公证事项应当制订不同的公证程序的质量标准，为公证质量的评价提供更为详细、具体的标准。

3、制定公证书的质量标准。公证书是公证活动的直接产物，是公证法律效力的载体。因此，公证书的质量直接影响公证活动的作用和价值。公证书的质量瑕疵既有形式上的，也有实体上的。相应的，公证书的质量标准可分为公证书的形式质量标准和公证书的实体质量标准。前者包括公证文书的制作、证词的书写、公证书的译文、公证书案卷的装订等方面的质量标准；后者是对公证书中公证结论的质量标准，包括认定事实的质量标准（即具有法律上的客观性和真实性）、法律适用的质量标准（即适用法律作出公证结论的合法性及符合法律规范的规定）。

（三）完善公证质量控制手段，为质量控制提供可操作性依据。要积极引入现代科技手段，进一步推进信息化建设，加大公证业务的技术含量，为质量控制提供可操作性依据。一是加强公证工作硬件建设，提高公证工作的技术支持。首先公证机构应加大改善办公硬件条件的力度，应用查验相关证件的先进技术设备，改变原始“肉眼”的查验方法。要加强与有关职能部门的业务联系，加快相互之间的网络信息化建设，在不侵害国家安全、商业秘密、个人隐私的前提下应当加大相互之间的信息交流的力度，使公证工作充分融入到市场经济的技术、信息环节中，充分保障公证工作的质量，充分发挥公证机构独特的社会功能。二是要以科技保质量。通过设计和运行全行业标准化的办证软件，统一所有人员的工作流程，规范办证程序；通过电脑的“铁面无私”，保证在办证程序面前人人平等；通过电脑的自动生成，确保办证程序的快速流转，减少人为的失误；通过电脑的数据分析，及时掌握本地公证行业的发展变化，找出办证过程中的潜在问题；通过电脑的随机抽查，强化公证员的质量意识，有利于工作质量的实时监督；通过电脑的快速检索，随时调用办证需要的材料，减少人力物力的浪费，提高工作效率。

（四）完善质量控制机制，为质量控制提供制度保障。一是完善公证机构、公证员间自我控制机制。（1）完善各项公证业务的办理程序，规范公证文书流转程序环节，前移质量控制关口，明确责任和奖惩；（2）规范和完善审批、请示制度，通过建立审批和请示的标准，理清承办人和审批人、请示人与被请示人之间的职责关系，逐步增强承办人、请示人的责任心和业务能力，改变审批、请示中存在的依赖问题和唯上问题以及被动接受的思维习惯；（3）建立公证质量检查员和内部举报制度，明确公证员、审批人职责，设立网上和内部投诉举报处理系统，及时发现和纠正公证活动中存在的质量瑕疵。二是完善公证管理机构和行业自律组织的质量监控。（1）完善公证管理机构的监控。包括制定公证工作的方针政策、机构设立、人员准入、维护执业秩序、查处严重违规违纪行为、实施行政处罚、协调外部环境以及负责制定公证质量调整和控制的法律规范性文件、公证质量的调控目标原则和评价标准原则，对公证服务的发展数量、发展规模和发展区域进行整体规划，对公证队伍的发展进行宏观调控、分类指导, 引导公证事业健康、可持续发展等方面。（2）完善行业自律组织的监控。包括制定公证执业行为的规范和准则, 制定公证行业质量调整和控制的具体准则、标准或规定, 制定具体公证质量的评价标准和调控目标，积极有效地组织公证员参加协会工作，负责公证业务指导、业务培训、业务研讨、对外宣传和交流、会员的维权工作，对违反公证员职业道德和执业纪律的行为以及投诉工作进行调查核实并惩戒。

（作者单位：如东县公证处）