杨兴才

公证笔录制作是公证活动中的一项必经程序,也是公证审查的重要手段,做好这项工作对确保公证活动的真实性、合法性具有十分重要的作用。但客观地讲，至今仍有很多公证人员对公证笔录制作,并没有给予足够的重视,以至于有些公证书因谈话笔录制作不完善,而产生不必要纠纷。为此,笔者就公证笔录制作的一些特性加以阐述。

笔录制度是司法实践中对于查明案件的客观事实，继而将证据材料形成锁链以至使证据材料上升为证据直至完成采证的亚司法制度。在民事诉讼中，它属于审判制度的核心。在公证实务中，它是公证审查程序中的重中之重。这是因为，以事实为根据，以法律为准绳是司法制度的灵魂。换句话说，通过科学的证据采证制度才能客观地得到案件所需要的相对事实，然后才能谈如何适用法律，直至作出科学的判决或判定，准确地划清当事人之间或当事人与利害关系人之间的民事权利与民事义务。本文在此仅对于公证制度中笔录制度的基本性质作出一定的研究，但愿对于推动我国公证制度高质有效地运行继而对推动保护当事人的合法权利作出一定的贡献。

在公证司法实务，我对于笔录制度的品格进行了一定梳理与分析，发现这一制度居然至少具有如下几个方面的性质，即普遍性、程序性、分类性、格式性、客观性、逻辑性、告知性以及真实合法性八个方面的特征。所以，就公证笔录这一专题进行研讨是十分必要的。我在此这八种性质逐一阐述如下，但愿对于推动公证制度的规范化建设具有一定的推动意义。

一、普遍性

所谓公证笔录制度的普遍性，是指笔录制度作为一项基本制度应当在公证实务得到普遍地尊重，而无论公证普通程序或者公证特别程序，也无论公证案件属于单方当事人案件或者双方当事人案件或者多方当事人案件或者针对于不特定的主体而进行的现场监督类的公证案件。《公证程序规则》第二十九条的规定， “询问笔录应当载明：询问日期、地点、询问人、记录人、询问事由，被询问人的基本情况，告知内容，询问谈话内容等”上述规定充分说明，笔录制度是公证程序中的一道必经程序。所以，我认为笔录制度原则上适用于所有公证事务。这也是公证司法质量的根本保障。

二、程序性

所谓公证笔录制度的程序性，是指笔录制度属于公证程序制度。《公证程序规则》规定，公证程序由申请与受理、审查、出证这三个基本环节构成。其中审查是最基本、最重要的环节。在办理公证的过程中，对于公证证明对象不经过审查或审查流于形式，公证的职能作用也就无法得到保证。在常规的较为简单的公证活动中公证审查方式主要体现为对当事人进行询问，了解公证事项的有关情况，并制作公证谈话笔录。而当遇到较为复杂、疑难的公证事项时，仅通过询问当事人并不能全面、详细地了解有关情况。为确保公证事项的真实性，往往需要公证人员亲自、深入地进行调查，询问有关证人，制作调查笔录、勘验笔录等。有关学术论文中曾经有人指出，公证证明责任属于最高证明责任，否则，公证制度就难以发挥正常的司法证明作用。由此可见，笔录属于公证程序三个子程序的重要内容。公证人员办理公证时，应依照规定程序向当事人或有关证人询问相关情况，并制作笔录。在司法制度逐步走向科学化与规范化的今天，程序的规范无疑已经成为了司法制度的灵魂。

三、分类性

所谓公证笔录制度的分类性，是指可以对公证笔录进行分门别类。一般来说，公证笔录通常可以体现为四种形式，谈话笔录、调查笔录、勘验笔录及工作记录。这四者之间看上去似乎差别不大，实质上却存在很大区别。

所谓谈话笔录，是指公证员对于当事人的公证证明对象、办证目的、真实意思表示、实体权利和义务告知、公证权利和义务告知、公证特殊要求等事项通过询问方式并由公证业务辅助人员现场记录的专门性的司法文书。显然它所针对的对象是公证当事人。有必要指出的是有人认为它相当于诉讼程序中的当事人陈述，这是一种片面的观点。当事人陈述的制作主体为当事人，体现的当事人的完全的自我的意思表示，它不可能具有作为司法文书的公证笔录所当然拥有的普遍性、程序性、分类性、格式性、客观性、层次性、针对性、告知性、规范性以及真实合法性等法律特征。

所谓公证调查笔录，是指公证员在当事人提供的证据材料不完备或有疑义时，向当事人以外的其他人员进行调查访问了解有关情况，并由公证业务辅助人员现场记录的具有法律证据效力的专门性的司法文书。它所针对的对象是公证当事人以外的其他知道相关情况的证人，包括单位证人和个人证人。有必要注意的是，有人认为它在效力上等同于证人证言，这也是一种片面的认识，它不可能具有作为司法文书的公证笔录所当然拥有的普遍性、程序性、分类性、格式性、客观性、层次性、针对性、告知性、规范性以及真实合法性等法律特征。所谓勘验笔录，是指公证人员对于与公证事项有关的客观状况进行勘验后所制作的书面记录。

所谓工作记录，是指公证人员对办理公证过程中调查取证、保全证据、现场工作等现场情况的一种记录。不同于谈话笔录和调查笔录，工作记录并不针对某个或某些人，而只是公证人员对于现场情况的一个真实记录。在公证特别程序中，运用工作记录制度往往是一种非常行之有效的证据收集方式，如在证据保全公证中，制作一份于何时、何地、有哪些在场人、证据的保全经过哪些手续、现场拍摄了哪些照片等等内容的工作记录就非常必要。

可以说，谈话笔录、调查笔录、勘验笔录以及工作记录各有各的特点，其所针对的情况也各不相同，公证人应该搞清它们之间的联系和区别，在公证实践中，针对不同的情况适用不同的笔录形式，不应将四者混同。

四、格式性

同其他司法文书一样，公证笔录也具有一定的格式要求，其在格式上可分为首部、正文、尾部三个部分。我们在此仅以谈话笔录为例，对这三部分内容进行一定的介绍如下：

第一部分：首部。首部应包括：笔录名称、笔录编号、谈话时间、地点、询问人、记录人、被询问人的姓名、性别、出生日期、法定住址、现住址、单位、证件名称及编号、联系电话及邮政编码等事项。

第二部分：正文。正文部分主要记录的是公证审查时作为公证员的询问人与被询问人的谈话内容。谈话内容主要应包括以下四个方面：

（一）记录公证人员向当事人询问申办公证的事项、目的及用

途。

（二）记录被询问人对于公证事项及相关情况所做的陈述。它是谈话笔录的实质内容或核心内容，公证审查的结果主要体现在这一方面。

（三）记录公证人员向被询问人告知权利、义务、法律责任和应当注意的事项以及被询问人听完后或阅读后所作的意思表示。它是司法告知制度在公证实务中的重要体现，也是避免公证书作为制式司法文件在司法效果上产生缺陷的有效保障。

（四）记录谈话笔录核实的方式与结果。即谈话笔录交由被询问人阅读还是由公证人员宣读，被询问人对笔录内容有无异议或者是否还有其他需要补充说明问题的记录。

第三部分：尾部。尾部应按《公证程序规则》第二十九条规定：“询问笔录应当交由被询问人核对后签名或者盖章、捺指印。笔录中修改处应当由被询问人盖章或者捺指印认可。”

对于调查笔录、勘验笔录以及工作记录的格式来说，则要按照相关实施细则的规定办理。

五、客观性

采集笔录的目的是为了更好的完成公证程序之中的审查环节，询问并记录当事人及其他证人的真实意思表示，以考察公证事项的真实性、合法性，确保办证质量。公证人员在制作笔录之前，通常对公证事项已有初步了解，并形成一定的主观认识。在询问的过程中，公证人员往往会按照自己事先设计好的思路引导被询问人说出与公证事项有关的事实情况。但在制作笔录的过程中，我们要客观的反应被询问人的意思表示，记录案件的真实情况。无论当事人真实意思表示的程度如何，陈述的内容是否与事实相符，是否有规避法律的问题都应如实记载。公证人员不可将自己的主观意志强加给当事人或证人，切忌先入为主。否则，笔录无法与其他证据相印证，影响公证活动的真实性和合法性。

六、逻辑性

所谓笔录制度的层次性，是指笔录应当按照一定的层次来制作，从当事人的情况入手，至公证目的、法律要求、法律告之、其他事项等。一份思路清晰的笔录，可以明确的反应出被询问人的意思表示；相反，一份杂乱无章的笔录，不仅无法反应事实情况，还会直接影响到出证的质量。公证人员在询问当事人及有关证人的时候，应注意谈话内容的层次、逻辑，千万不可东问一句、西问一句，想起来什么就问什么；否则不仅自己没了思路，也会打乱被询问人的思绪，不利于采集到有价值的笔录。　

公证人在制作笔录时，应当循序渐进、层层深入，按照一定的顺序进行询问。具体来说，首先，可以先了解一下当事人或有关证人的主体情况；然后，询问其申办公证的种类、目的、对公证事项的真实意思表示及是否愿意为其所做陈述承担相应的法律责任；再后，履行告知义务，即向被询问人告知权利、义务、法律责任和应当注意的事项；最后，询问当事人或相关证人还有无其他补充内容。

七、告知性

所谓笔录制度的告知性，是指在制作公证笔录时，应告之有关人员的相应的权利、义务和法律责任。《公证程序规则》第二十一条规定：“公证机构受理公证申请后，应当告知当事人申请公证事项的法律意义和可能产生的法律后果，告知其在办理公证过程中享有的权利、承担的义务。告知内容、告知方式和时间，应当记录归档。”笔录制度的告知性是司法告知制度在公证实务中的重要体现，也是避免公证书作为制式司法文件在司法效果上产生缺陷的有效保障。

对有些公证事项可以制作格式告知书为好，其一，可以避免了公证人因业务水平参差不齐，语言文字表述不清，可能影响到笔录制作的缺陷。其二，可以减少承办公证人的工作量。如没有格式告知书的在履行告知义务时语言应通俗易懂。公证人员在向被询问人讲明他们的权利、义务、法律责任及注意事项时，应尽量把法律专业术语通俗化、口语化，使之简明易懂，以便被询问人正确理解和充分行使自己的权利，履行自己的义务，其三，对当事人提供的文书中如有不妥之处，公证人应该在笔录中告之当事人加以修改、更正的建议，如当事人不采纳公证人建议的，应记录在笔录中。

八、真实合法性

公证对于客观真实性的要求是贯穿于整个公证活动中的，自然也是制作公证笔录的基本属性之一。要通过询问当事人和有关证人了解确认公证对象是否客观真实存在，与证明的内容是否完全相符。

按照《公证程序规则》第二十七条规定，公证笔录是公证审查、收集证据的一种重要方式，也是整个公证证据锁链中的重要一环。

同时，公证是行使国家司法权的一种证明行为，证明法律行为、有法律意义的文书和事实的合法性是公证制度基本职能。公证笔录的合法性也是制作笔录的一个重要要求。公证笔录的合法性主要体现在程序合法性和实体合法性两个方面。

首先，笔录的程序合法性是指在制作笔录过程中，要符合笔录的程序要求，如公文性和保密性。所谓公文性是指笔录讲按照一定的格式要求形成具有法律意义的司法文书。所谓保密性是指公证人员在制作笔录过程中应做到三条：一是对所接触到的国家秘密或当事人不愿公开的个人隐私秘密，应当保密；二是对一些复杂事项中涉及到若干个当事人应单个分别接谈，同时应做到不得对同一公证事项中几个当事人的谈话内容进行互相泄露；三是属于保密公证事项，应将卷宗列入密卷交送档案管理。

其次，笔录的实体合法性是指在制作公证笔录中也应坚持合法原则，要对了解到的情况和当事人的公证活动进行严格审查，确认是否符合国家有关法律、法规及有关政策的规定，是否违反社会公共利益。

总之，完善公证笔录制作具有重要意义，了解和掌握公证笔录的特性对于我们每一位从事公证工作的公证人来说，都是基本的要求。随着社会的进步和发展，公证事务会遇到新的问题，在此，我们应当汲取以往所形成的成功经验与做法，不断完善不足之处，使我们的公证笔录制作水平尽善尽美，敢于迎接挑战。

（作者单位：高邮市公证处）